As pequenas empresas sempre buscam por novas soluções em softwares de gestão, assim, elas mantêm os negócios sempre em alta e neste cenário, quanto mais as aplicações forem simples, intuitivas e eficientes, melhor.
Porque os softwares de gestão são importantes para a sua empresa?
A internet mudou totalmente a rotina de trabalho nas empresas. Com certeza, ela proporcionou maior mobilidade, acelerando os processos e automatizando as tarefas.
De acordo com dados divulgados pela ABES (Associação Brasileira de Empresas de Software), o Brasil é o 9° maior mercado de softwares e serviços de TI no mundo, e esse número tende a crescer.
Agora, uma das plataformas mais usadas é o software de gestão. Portanto, ajuda a administrar a empresa como um todo. De forma eficiente, e intuitiva.
O que é um software de gestão?
Um sistema de gestão cuida das atividades da empresa, aliás, os softwares são instalados diretamente no computador ou armazenados na nuvem.
O principal objetivo de um software é auxiliar em processos que antes tomavam um tempo da equipe.
Aliás, ao automatizar as tarefas, a empresa agiliza os diversos trabalhos, portanto,aproveita melhor o potencial dos funcionários. Além disso, existem vários outros benefícios.
Os softwares nos Recursos Humanos
O software de gestão de RH faz o processamento de dados dos funcionários das empresas:
- registro de banco de horas;
- processamento de folhas de pagamento;
- cálculo de horas extras;
- entre outras rotinas burocráticas que fazem parte do trabalho do departamento.
Portanto, alguns softwares também dão suporte para a gestão de pessoas. Que incluem treinamentos, avaliações de desempenho e entre outras práticas.
Quais são os benefícios que o software de gestão oferece?
A contratação de um sistema de gestão oferece uma série de vantagens para a empresa, como:
Mais eficiência na organização de documentos
O registro de informações em documentos de texto e planilhas está sujeito a erros, não só na hora de inserir os dados. Algum problema na hora de salvar o arquivo pode provocar a perda de informações importantes.
O uso de um bom software de gestão auxilia nesse aspecto, que organiza as informações, além de facilitar a conferência desses dados.
Outro aspecto importante é a diminuição do retrabalho, resultando em eficiência para desenvolver novos projetos.
Melhor aproveitamento do capital humano
Com a redução da carga de trabalho, as equipes são melhor aproveitadas, para exercer as tarefas da empresa. Assim, conseguem trazer novas soluções e contribuírem com a produtividade de maneira mais efetiva.
Redução de custos
Continuando, a otimização de tarefas reduz os custos da empresa, assim, conseguem realocar os valores para outros investimentos.
Com essa diminuição de gastos promovidas pela implantação do software, desde o uso do espaço físico, até mesmo, no melhor aproveitamento dos funcionários e redução de erros.
Controle de prazos
Um bom software de gestão dá uma visão completa de todos os processos corporativos. De fato, é possível se manter dentro dos prazos, tanto no pagamento dos tributos, quanto nas demais obrigações da empresa.
Contudo, a função ajuda a manter e evita a cobrança de multas e problemas com a Receita Federal.
Integração de dados
A implantação do software facilitou a integração de dados de diversos setores da empresa.
A organização das informações é essencial na hora de fechar um balanço anual. Bem como, traçar novas estratégias corporativas, que, aliás, podem ser prejudicada com o grande volume de dados provenientes de diversas fontes.
Auando a empresa contrata um softwares, as informações ficam reunidas em um banco de dados. Assim é possível realizar consultas a qualquer momento.
Otimização de espaço
O armazenamento de documentos, toma um grande espaço físico da empresa. Que poderia ser usado para estender para os outros setores ou até mesmo para abrigar novas máquinas.
Ao Guardar as informações da empresa em um software, além de aumentar a proteção de dados, também libera o espaço físico para outras utilizações.
Integração otimizada entre setores
Com o armazenamento dos dados em um só sistema, os gestores responsáveis por diversas áreas da empresa conseguem alinhar ideias e ter uma comunicação mais integrada.
Desta forma, as tomadas de decisões e as mudanças internas para o desenvolvimento da organização, como um todo, serão facilitadas.
O que um bom software de gestão deve conter?
Há diversos tipos de softwares de gestão no mercado, mas uma plataforma de qualidade e que realmente facilite os processos corporativos deve atender aos seguintes requisitos, por exemplo:
Fácil implementação
Muitas vezes, o uso de um software de gestão sobrecarrega a equipe de TI, por ter uma implementação complicada. Como também, ocupa muito espaço na máquina ou exige treinamento específico para o uso.
Agora, para evitar que os problemas aconteçam, às vezes, é importante buscar soluções fáceis de instalar e com interface intuitiva.
Acesso mobile
O acesso por dispositivo mobile conta pontos a favor na hora de contratar o software de gestão ideal.
Atualmente, os smartphones resolvem vários problemas, então, porque não estender para a gestão da organização com esta tecnologia?
Portanto, opte por soluções que acessem por meio de login e senha. Porém, é importante que sejam compatíveis para desktops, laptops, tablets e celulares.
Segurança no software
A segurança das informações armazenadas no software, é fundamental para proteger sua empresa. A propósito, seja em um sistema local ou em uma plataforma armazenada na nuvem.
É bom conferir se o software tem as chaves de segurança, a criptografia de dados, ou outro sistema que garante o sigilo e proteção das referências armazenadas.
Flexibilidade do software
Com um bom software que adapta às necessidades da empresa. Ou seja, é importante que a ferramenta seja intuitiva, que adapte as funções e a plataforma realmente útil e prática.
Painéis de controle
A aplicação de uma plataforma de tecnologia deixa o trabalho mais simples e rápido. Por isso, a visualização dos dados armazenados deve ser de fácil compreensão.
De fato, um painel de controle eficiente é quando o profissional consegue localizar o que precisa de maneira clara.
Como escolher o software de gestão para empresa?
Entender as necessidades da empresa
Antes de tudo, decida qual o software que você vai contratar. Além disso, perceba quais são as principais dificuldades da empresa e como essa ferramenta pode ajudar a solucioná-las.
Faça um levantamento dos fornecedores
Sabendo do que a empresa precisa, então, sempre busque por fornecedores que ofereçam as ferramentas que suprem as demandas.
Também vale a pena checar a lista de clientes atendidos que os fornecedores costumam disponibilizar no site. Então, entre em contato com elas.
Assim, aumenta as chances de que o produto ajude a resolver os problemas da organização.
Calcular a relação custo-benefício
O uso de um software é um verdadeiro investimento. Cheque se está dentro do orçamento da empresa, logo após, relacione esses gastos às economias e benefícios oferecidos.
Portanto, alguns sistemas são indicados para empresas de menor porte e outros atendem melhor às demandas de grandes corporações. Verifique todos esses aspectos na hora de decidir pelo software de gestão ideal.
Solicitar uma demonstração
Boa parte dos softwares de gestão oferecem um período grátis ou uma versão de demonstração do programa. Assim, é possível que você experimente e avalie se a ferramenta é ideal para a empresa. Sobretudo, não deixe de aproveitar essa oportunidade antes de fechar contrato.
Avaliar o suporte oferecido
O surgimento de dúvidas e alguns problemas durante as primeiras semanas de uso do software é absolutamente normal. Então, confira se o fornecedor oferece esse suporte e a qualidade desse atendimento.
Envolva os demais líderes na decisão
Quando se trata de uma plataforma com serviços que afetam outros setores, como financeiro e RH, por exemplo, inclua os líderes desses departamentos no processo de escolha.
Assim, é possível entender o que é indispensável e implementar uma ferramenta que será útil a todos. Enfim, isso dispensa a substituição a curto prazo – o que é extremamente desagradável.
